Du kennst das sicher: Ein:e neue:r Klient:in meldet sich, ihr vereinbart das erste Gespräch – und jetzt brauchst du Infos. Keine Romane, aber genug, um dich vorzubereiten. Und zwar sensibel, strukturiert und vor allem: sicher.
Denn gerade im digitalen Raum ist Vertrauen die Grundlage für alles. Wenn jemand dir persönliche Themen anvertraut – sei es im Coaching, in der Therapie oder im Gesundheitsbereich – dann darf auch dein Intake-Prozess genau das widerspiegeln: Professionalität mit Herz. Und Sicherheit, die nicht nur auf dem Papier existiert.
In diesem Artikel schauen wir uns an, welche tools to create secure intake forms for online clients wirklich nützlich sind – und was du beachten solltest, damit dein digitaler Erstkontakt nicht nur reibungslos, sondern auch datenschutzkonform läuft.
Warum sichere Intake-Formulare heute unverzichtbar sind
Früher saß man im Wartezimmer, bekam einen Zettel, füllte Name, Anliegen und Allergien aus – fertig. Heute passiert das online. Und das ist praktisch. Aber auch sensibel.
Denn gerade wenn du mit Klient:innen zu tun hast, die über Ängste, Symptome, berufliche Probleme oder Beziehungsdynamiken sprechen, geht es um Daten, die unter das Datenschutzgesetz fallen. Und da reicht ein schickes Google-Formular eben nicht immer.
Was du brauchst, ist ein System, das Sicherheit bietet – aber dich nicht in der Technik verzweifeln lässt.
Was ein gutes Intake-Tool können muss:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder zumindest sichere Serverstandorte (am besten in der EU)
- Einwilligungserklärungen, am besten direkt im Formular
- Individualisierbare Felder – keine One-size-fits-all-Vorlage
- Intuitive Bedienung für dich und deine Klient:innen
- Optional: Integration in deine bestehende Tools (z. B. Terminbuchung, CRM oder Newsletter)
Und wenn’s geht: keine 50-Euro-pro-Monat-Lösung, nur um einen Fragebogen zu verschicken.
Die besten Tools – und warum sie sich lohnen
1. Jotform – der Alleskönner mit Datenschutz-Plus
Jotform ist eine beliebte Plattform zur Erstellung von Onlineformularen – mit einem entscheidenden Vorteil: Sie bieten Serverstandorte in Europa an und du kannst DSGVO-konform arbeiten, wenn du’s richtig einstellst.
Was du bekommst:
- Vorlagen speziell für Gesundheits- oder Coaching-Bereiche
- Möglichkeit, digitale Unterschriften einzuholen
- Verschlüsselung auf Formular-Ebene
- Kostenloser Plan verfügbar (mit Branding)
Besonders cool: Du kannst direkt PDF-Formulare generieren – z. B. als übersichtliche Klientenakte für dein Archiv (natürlich gut geschützt).
2. KuketzForms – Open Source und auf Sicherheit getrimmt
Wenn du auf Nummer sicher gehen willst – und ein bisschen Technikliebe mitbringst – ist KuketzForms (angelehnt an den Datenschutzexperten Mike Kuketz) eine extrem datensparsame Lösung.
Merkmale:
- Hoster unabhängig, läuft z. B. auf deinem eigenen Webspace
- Keine Tracker, keine Drittanbieter, keine Schnüffeleien
- Vollständig anonymisierbar
- Ideal für Therapeut:innen, Heilpraktiker:innen oder andere Berufe mit Schweigepflicht
Nachteile? Du brauchst ein bisschen technisches Know-how – oder jemanden, der dir beim Aufsetzen hilft.
3. PracticeBetter – speziell für Coaches & Therapeut:innen
Dieses Tool richtet sich gezielt an Gesundheitsberufe – und deckt neben Intake-Formularen auch Dokumentation, Abrechnung und Online-Termine ab.
Stärken:
- Eingebaute Fragebogen-Logik
- DSGVO-Checklisten vorhanden (aber Standort Kanada – Achtung bei sensiblen Daten)
- Gute UX für Klient:innen
- Alles in einem System (praktisch, wenn du digital arbeitest)
Klingt super? Ist es auch – aber kostet. Die günstigste Version startet bei etwa 25 USD im Monat.
4. Formbricks – Datenschutz made in Germany
Ein spannendes Newcomer-Tool mit Fokus auf Umfragen und Intake-Fragen – und das komplett Open Source. Der große Vorteil: Hosting auf deinen eigenen Servern oder DSGVO-konformen Anbietern.
Highlights:
- Flexibel anpassbar
- Keine Datensammelei, kein Marketingtracking
- Modernes Design und intuitive Nutzung
- Deutsche Entwickler, deutsches Datenschutzverständnis
Perfekt für alle, die bewusst ohne US-Tools arbeiten möchten – und dabei modern bleiben wollen.
Was du vor dem Absenden deiner Formulare noch prüfen solltest:
- Hast du eine Datenschutzerklärung auf deiner Website? (und verlinkst sie im Formular?)
- Fragst du aktiv nach Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten?
- Weiß dein:e Klient:in, was du mit den Infos machst – und was nicht?
- Gibt’s eine Option, das Formular auch ohne Online-Zwang auszufüllen (PDF oder auf Wunsch telefonisch)?
Diese kleinen Dinge machen oft den großen Unterschied – gerade für Menschen, die schon viele schlechte Erfahrungen mit Datensicherheit gemacht haben.
Bonus-Tipp: Formulare als Einladung, nicht als Pflicht
Ein sicherer Intake-Prozess darf auch ein sympathischer sein. Verwandle dein Formular in eine erste Begegnung – mit ruhiger Sprache, wertschätzenden Fragen und der Möglichkeit, „Ich bin mir noch unsicher“ anzukreuzen.
So fühlen sich Menschen nicht ausgefragt, sondern eingeladen.
Und ja – das macht einen Unterschied. Vor allem online.
Fazit: Sicherheit + Empathie = Vertrauen
Wenn du mit sensiblen Themen arbeitest, dann beginnt deine Beziehung zu Klient:innen nicht erst im Zoom-Call oder beim ersten Treffen – sondern in dem Moment, in dem sie dein Formular öffnen.
tools to create secure intake forms for online clients sind deshalb keine technische Spielerei, sondern ein Baustein echter Vertrauensarbeit. Und sie zeigen: Ich nehme dich ernst. Ich nehme deine Daten ernst. Und ich arbeite verantwortungsvoll.
Das ist nicht nur professionell – das ist menschlich. Und genau so sollte Online-Coaching sein.
