Es ist so ein Moment, den niemand besonders mag – weder auf der einen noch auf der anderen Seite: Eine Rechnung ist überfällig, du hast noch nichts gehört, und jetzt steht eine Follow-up-Mail an. Wie schreibt man sowas bitte so, dass es klar ist, aber nicht patzig klingt? Freundlich, aber nicht devot? Professionell, aber menschlich?
Genau darum geht’s hier.
Denn Fakt ist: Du hast die Leistung erbracht. Dein Gegenüber hat sie erhalten. Und trotzdem… manchmal geht’s unter. Manchmal wird’s vergessen. Und manchmal ist einfach gerade viel los. Das passiert. Heißt aber nicht, dass du ewig still warten musst.
Wenn du mit der richtigen Mischung aus Höflichkeit, Klarheit und einem Hauch Menschlichkeit erinnerst, klappt’s meistens ganz ohne Drama. Deshalb bekommst du hier ein paar richtig gute invoice follow-up email templates that feel friendly, samt Tipps, wie du sie an deinen Ton und deine Branche anpassen kannst.
Erst mal durchatmen: Warum eine Erinnerung nichts Schlechtes ist
Vielleicht kennst du das: Du öffnest dein Buchhaltungstool, siehst eine überfällige Rechnung – und dein Puls steigt kurz. Soll ich schreiben? Wie sag ich’s am besten? Und: Was, wenn sie sauer reagieren?
Hier die Wahrheit: Die meisten Menschen sind dankbar für einen kleinen Reminder. Wirklich. Denn sie kennen das selbst. Vielleicht war die Buchhaltung krank, vielleicht ist die Mail im Spam gelandet, vielleicht war einfach Chaos. So oder so: Es ist völlig okay, sich zu melden.
Die Kunst liegt nur darin, wie du das tust.
1. Die sanfte erste Erinnerung (nach Fälligkeit)
Betreff: Kurze Erinnerung zu unserer Rechnung vom [Datum]
Text:
Hallo [Name],
ich hoffe, es geht dir gut und du hattest einen guten Start in die Woche. Beim Durchsehen meiner Unterlagen ist mir aufgefallen, dass die Rechnung vom [Datum] (Rechnungsnummer: XYZ123) vermutlich noch offen ist.
Wahrscheinlich ist sie einfach untergegangen – das passiert ja schnell mal im Alltagstrubel. Ich hänge sie zur Sicherheit nochmal an.
Falls du sie schon angewiesen hast: Bitte einfach ignorieren.
Ansonsten freue ich mich über eine kurze Rückmeldung.
Herzliche Grüße
[Dein Name]
2. Die charmante Zweitnachricht (wenn’s nach einer Woche noch still ist)
Betreff: Noch offen? Rechnung vom [Datum]
Text:
Hallo [Name],
nur ein kurzer Ping von mir – die Rechnung vom [Datum] scheint noch offen zu sein. Ich wollte ganz freundlich nachfragen, ob vielleicht noch etwas fehlt oder unklar ist?
Falls es ein Problem gibt oder du Rückfragen hast, melde dich gern.
Ansonsten wäre ich dir dankbar, wenn die Zahlung in den nächsten Tagen erfolgen könnte.
Ich weiß, dass du viel um die Ohren hast – danke für deine Zeit!
Alles Liebe
[Dein Name]
3. Die klare, aber freundliche Variante (zwei Wochen nach Fälligkeit)
Betreff: Zahlungserinnerung: Rechnung [XYZ123] vom [Datum]
Text:
Hallo [Name],
da ich bisher noch keine Rückmeldung auf meine vorherigen Nachrichten erhalten habe, wollte ich mich noch einmal kurz bei dir melden.
Die Rechnung vom [Datum] (Rechnungsnummer XYZ123) ist mittlerweile seit [XX] Tagen überfällig. Ich wäre dir sehr dankbar, wenn du mir ein kurzes Update geben könntest – entweder zur Zahlung oder falls es irgendwo hakt.
Ich verstehe absolut, dass es stressige Phasen gibt – lass uns einfach offen sprechen.
Danke dir und bis bald
[Dein Name]
4. Die „letzte Erinnerung vor Mahnung“ – höflich, aber bestimmt
Betreff: Letzte Erinnerung zur Rechnung vom [Datum]
Text:
Hallo [Name],
ich hoffe, bei dir ist alles in Ordnung. Leider ist die Rechnung vom [Datum] trotz mehrerer Erinnerungen bisher nicht beglichen worden.
Ich bitte dich, den offenen Betrag bis spätestens [Datum] zu überweisen oder dich bei mir zu melden, falls es Schwierigkeiten gibt.
Sollte ich bis dahin nichts von dir hören, sehe ich mich gezwungen, weitere Schritte einzuleiten – was ich ehrlich gesagt gerne vermeiden würde.
Ich hoffe, wir finden vorher eine gute Lösung.
Viele Grüße
[Dein Name]
Was macht eine gute Follow-up-Mail wirklich aus?
Egal, ob du Freelancer:in, Coach, Designer:in oder Unternehmer:in bist – es gibt ein paar goldene Regeln, die jede Erinnerung menschlich und professionell zugleich wirken lassen:
- Bleib im Du (oder Sie), wie ihr’s gewohnt seid – kein steifer Ton, wenn ihr vorher per Emoji gechattet habt.
- Sprich von dir, nicht gegen den anderen. „Ich habe gesehen…“ statt „Sie haben nicht bezahlt…“
- Gib Raum für Rückfragen. Vielleicht ist wirklich was schiefgelaufen – oder die Zahlung wurde falsch zugeordnet.
- Kling wie du selbst. Nicht wie eine Mahnabteilung. Du bist kein Inkassobüro – sondern ein Mensch mit einer offenen Rechnung.
Bonus-Tipp: Automatisieren ohne zu entmenschlichen
Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst, lohnt sich ein Tool wie Fastbill, Lexoffice oder Debitoor. Dort kannst du automatische Erinnerungen aktivieren – aber bitte mit deinen eigenen Texten.
Denn auch ein automatisierter Reminder kann warm, freundlich und wertschätzend klingen – wenn du ihn entsprechend formulierst.
Fazit: Erinnern heißt nicht drängeln – sondern ehrlich kommunizieren
invoice follow-up email templates that feel friendly sind keine „Tricks“ – sie sind Ausdruck von Respekt. Vor deiner Arbeit. Und vor deinem Gegenüber. Und genau deshalb funktionieren sie.
Denn am Ende willst du ja nicht nur bezahlt werden – du willst, dass dein:e Kund:in sich ernst genommen fühlt. Ohne Schuldgefühle, aber mit Klarheit.
